Job Description

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Position Overview

The Payroll Administrator is responsible for the weekly processing of payroll, maintenance of all records, union fringes & dues reporting, compliance with Davis Bacon & NYS Prevailing Wage Requirements, preparation of certified payrolls, preparation of all government reporting, administering non-union benefits and responding to audits. Also includes some non-payroll duties.

Key Payroll Responsibilities

• Onboard new employees and complete necessary government reporting
• Setup and maintain compliant employee files
• Setup payroll information for each job to ensure appropriate prevailing wage and union reciprocity
• Setup and maintain union craft wages database in payroll system
• Understand all union collective bargaining agreements and regularly update comparison chart.
• Collect time sheets weekly
• Ensure accurate posting of hours to payroll system
• Analyze and review timecards to ensure compliance with union rules and legal requirements
• Ensure consistent interpretation of union rules and hours issues
• Ensure compliance with prevailing wage requirements – both NYS and Davis Bacon
• Process payroll and review for accuracy
• Print and distribute payroll checks and process direct deposits
• Deposit federal and state payroll taxes in compliance with all due dates
• Prepare and distribute certified payroll reports
• Reconcile all payroll GL accounts monthly
• Prepare all union fringe benefits and dues reports timely and coordinate payment with accounts payable
• Prepare all required quarterly and annual government reports
• Complete annual reconciliation of all payroll accounts
• Prepare W-2s and ACA forms
• Timely respond to audit requests from union benefit funds and government agencies
• Track vacation time utilization for non-union employees
• Administer benefits for non-union employees
• Annually update payroll procedures in response to new provisions in collective bargaining agreements
• Annually update all rates in payroll system in response to annual CBA increases and changes in prevailing wage
• Track subcontractor certified payrolls and ensure subcontractor compliance with prevailing wage requirements
• Administer any other necessary payroll and benefits related tasks

Other  Roles/Responsibilities

• General office tasks
• Plan company Christmas party
• Manage distribution of Christmas hams every year
• Assist safety director with planning of annual company safety meeting
• Manage all DMV compliance
  • Keep updated list of vehicles and trailers
  • Register new vehicles and trailers
  • Renew registrations and permits for all vehicles and trailers
  • Manage all company DMV interactions
• Perform all bookkeeping for affiliate concrete recycling company
  • Daily reconcile sold materials and prepare invoices
  • Post cash receipts
  • Post payables invoices and print checks
  • Submit hours to payroll service
  • Record payroll with journal entries
  • Manage intercompany receivables and payables with UCC
  • Perform all account reconciliations
  • Prepare financial statements

Benefits

• 401k Plan with 15% of pay employer profit sharing contribution after 1 year of service
• Full health insurance fully funded by the employer for all policy types. I.e. family coverage with no payroll deduction
• Health reimbursement account that fully covers health insurance deductible
• 80 hours of personal leave on first January 1st after 6 months employment, pro-rata amount from 6 months to January 1st.
• Paid Holidays: Memorial Day, 4th of July, Labor Day, Thanksgiving, Friday after Thanksgiving, Half Day Christmas Eve, Christmas Day  THROUGH New Years Day (excluding weekends).
• Life insurance and long-term disability

The requirements for the position are:

• Bachelor’s or associate degree in accounting
• 2-5 years of bookkeeping experience
• 5-10 years of payroll experience (construction experience is preferred)
• Experience with payroll software (vista by viewpoint is preferred)
• Experience with prevailing wage requirements
• Experience with union payroll is a plus
• Strong proficiency with Microsoft Office products, including Excel, Word, and Outlook
• Strong proficiency with Adobe Acrobat
• Experience with construction accounting software (Vista by Viewpoint is preferred)
• Strong Business writing and communication kills
• Strong organizational skills
• Attention to detail

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